Onboarding er ofte den første kontakt brugere har med en bestyrelsesportal, og oplevelsen i denne fase har stor betydning for, hvor brugervenlig løsningen fremstår på længere sigt. Særligt håndtering af eksisterende dokumenter og historik spiller en central rolle, når organisationer skifter eller implementerer en ny portal. Denne side beskriver forskellen mellem onboarding uden og med ZIP-overførsel og forklarer, hvordan struktureret dokumentmigration kan reducere friktion i opstartsfasen.
I bestyrelsesportaler uden ZIP-overførsel sker dokumentmigration ofte manuelt. Det betyder, at brugere og administratorer selv skal:
Denne proces kan være tidskrævende og indebærer risiko for fejl eller manglende overblik. Når dokumenthistorik og struktur ikke følger med fra start, kan det skabe usikkerhed om, hvorvidt alt relevant materiale er tilgængeligt i det nye system.
Med ZIP-overførsel i BOARD OFFICE kan eksisterende dokumenter og mapper overføres samlet som en del af onboarding-processen. Det gør det muligt at bevare struktur og historik fra tidligere systemer, så brugerne møder et genkendeligt arkiv fra første dag.
ZIP-overførsel understøtter en mere kontrolleret og effektiv opstart, hvor:
Det reducerer behovet for manuelle arbejdsgange og giver et mere stabilt fundament for den videre brug af portalen.
Brugervenlighed vurderes ofte tidligt i implementeringen af et nyt system. Hvis onboarding opleves som uoverskuelig eller fragmenteret, kan det præge brugernes opfattelse af portalen - også selvom funktionerne senere viser sig at være stærke.
ZIP-overførsel reducerer denne risiko ved at sikre kontinuitet mellem gammelt og nyt system. Når dokumenter og struktur er på plads fra begyndelsen, kan brugerne fokusere på selve bestyrelsesarbejdet frem for teknisk opsætning.
Eksempel:
En organisation flytter 10 års bestyrelsesmateriale til en ny portal.
Dokumenter uploades manuelt over tid, og mappestrukturen skal genskabes, hvilket kræver betydelige interne ressourcer.
Alt materiale overføres samlet med eksisterende struktur, så bestyrelsen har adgang til historik og dokumenter fra dag ét.
Scenariet illustrerer, hvordan onboarding kan gå fra at være en belastning til at være en integreret og overskuelig proces.
Hvad betyder ZIP-overførsel for onboarding?
ZIP-overførsel gør det muligt at migrere dokumenter samlet og bevare struktur og historik ved opstart.
Hvem har gavn af ZIP-overførsel?
Organisationer med mange års dokumenthistorik eller komplekse arkiver har særligt gavn af struktureret migration.
Påvirker onboarding oplevet brugervenlighed?
Ja. En enkel onboarding skaber en mere positiv og intuitiv oplevelse af systemet fra starten.
Er ZIP-overførsel relevant for mindre organisationer?
Også mindre organisationer kan have fordel af en struktureret opstart, især hvis der findes historisk materiale, som fortsat skal være tilgængeligt.