En whistleblowerordning er en struktureret og sikker proces, hvor medarbejdere, samarbejdspartnere og andre interessenter kan indberette alvorlige forhold i en organisation, f.eks. ulovligheder, svig, korruption, diskrimination eller andre overtrædelser af regler eller interne politikker. Formålet er at give et trygt og fortroligt rum for indberetning, uden risiko for negative konsekvenser for den, der indberetter.
Whistleblowerordninger bidrager til transparens, tidlig risikoopdagelse og dokumenteret opfølgning på potentielt skadelige forhold i en organisation.
EU har vedtaget et whistleblowerdirektiv (Direktiv (EU) 2019/1937), som alle medlemsstater skal implementere i en national lovgivning. Hovedformålet med direktivet er at sikre, at personer, der rapporterer overtrædelser af EU-lovgivning, har adgang til fortrolige rapporteringskanaler og er beskyttet mod repressalier som følge af deres indberetning.
I Danmark er direktivet indført i national lovgivning, og reglerne indebærer, at virksomheder over en vis størrelse skal have etableret en whistleblowerordning. Generelt gælder kravene for private virksomheder med 50 eller flere ansatte, som skal stille en sikker intern kanal til rådighed for rapportering af alvorlige forhold.
En whistleblowerordning skal som minimum omfatte:
Whistleblowerordninger har en naturlig og vigtig placering inden for ESG-rammen (Environmental, Social og Governance), og især under Governance:
Whistleblowerordninger understøtter god governance ved at sikre, at organisationer har robuste mekanismer til at identificere og reagere på risikoer og overtrædelser. En struktureret ordning gør det muligt at dokumentere håndtering, skabe transparens og sikre tilsyn fra ledelse og bestyrelse.
I det sociale aspekt kan ordningen styrke arbejdskultur og medarbejdertryghed ved at give alle i organisationen mulighed for at rapportere bekymringer uden frygt for repressalier. Samtidig kan rapportering bidrage til at afdække og rette op på sociale problemstillinger som diskrimination, chikane eller brud på arbejdspladsstandarder.
Selvom whistleblowerordninger primært er et governance-værktøj, kan de også understøtte miljømæssige mål ved at give mulighed for at indberette forhold, der påvirker miljøet. Det kan f.eks. være utilsigtede udledninger, manglende miljøgodkendelser, overskridelser af grænseværdier eller svigt i miljørapportering. I dette perspektiv kan ordninger bidrage til at opdage og rette miljømæssige overtrædelser, før de får større konsekvenser.
Whistleblowerordninger er relevante for en bred vifte af aktører i en organisation:
En effektiv whistleblowerordning består typisk af følgende elementer:
Whistleblowere kan afgive indberetninger gennem sikre, fortrolige kanaler, som kan være digitale, telefoniske eller mundtlige. Der skal være klare rammer for anonymitet og diskretion.
Indberetninger vurderes af en ansvarlig enhed, som afgør alvorligheden af sagen og den korrekte opfølgningsproces.
Sager følges op af organisationens ledelse eller udpegede enheder, med passende dokumentation og kommunikation.
Resultater dokumenteres, og relevante ændringer eller forbedringer implementeres i organisationens styringsmekanismer.
Når en whistleblowerordning er koblet til en central governance-platform, kan det give ekstra værdi:
Dette gør det lettere at integrere ordningen med virksomhedens øvrige compliance- og risikostyringsrammer.
For at udvikle og drive en effektiv whistleblowerordning anbefales det, at organisationer:
Er whistleblowerordninger obligatoriske?
Ja. Ifølge EU-direktivet og dansk implementering er virksomheder med 50 eller flere ansatte forpligtet til at have en whistleblowerordning.
Hvem kan bruge whistleblowerordningen?
Typisk ansatte, tidligere ansatte, samarbejdspartnere eller andre med tilknytning til virksomheden kan få adgang til kanalen, afhængigt af ordningens design.
Hvad kan indberettes?
Alvorlige overtrædelser af lovgivning eller interne regler, som f.eks. korruption, diskrimination, svig eller sikkerhedsbrud, er typisk omfattet.
I BOARD OFFICE kan organisationer få adgang til en whistleblowerfunktion, som er en del af bestyrelses- og governance-platformen. Funktionen understøtter etablering og drift af ordninger, der opfylder lovgivningskrav og governance-principper, og kan integreres med øvrige compliance-processer for at skabe sammenhængende risikostyring og transparens i organisationen.