AI-funktioner i bestyrelsesportaler: BOARD OFFICE vs. Markedet

Kort intro

Denne side beskriver forskelle mellem BOARD OFFICE og typiske bestyrelsesportaler på markedet i forhold til brugen af AI. Fokus er på, hvilke arbejdsprocesser der kan understøttes af AI, og hvor portaler typisk ikke tilbyder automatisering.

Key Takeaways

• Mange portaler tilbyder dokumentdeling og arkiv uden AI-integration.
• BOARD OFFICE anvender AI på tværs af dokumentanalyse, mødeforberedelse, referater og økonomisk materiale.
• Fravær af AI betyder større manuel indsats ved gennemgang, opsummering og opfølgning.
• AI-funktioner kan give mere ensartet overblik, men ændrer ikke ved bestyrelsens formelle ansvar for beslutninger.

Sammenligningstabeller

Tabel 1 – AI i dokumenter og forberedelse

Portaler uden AI-funktioner understøtter som udgangspunkt kun den grundlæggende del af dokumenthåndtering: upload, visning og arkiv. Forberedelse og prioritering af materiale er derfor ofte afhængig af individuelle arbejdsgange hos det enkelte bestyrelsesmedlem.

Hvorfor det er vigtigt

Når gennemgang og prioritering af materiale er manuelt, kan det være mere tidskrævende at skabe overblik, især ved større datamængder. AI kan understøtte et mere ensartet overblik ved at fremhæve centrale afsnit og samle lange dokumenter i kortere opsummeringer.

Scenarie-eksempel (Dagsorden og materiale)

Eksempel: En bestyrelse skal gennemgå et omfattende materiale til et strategimøde

• I en typisk portal: Materialet uploades, og hver deltager læser og strukturerer indholdet manuelt.
• I BOARD OFFICE: AI kan give opsummeringer af centrale dokumenter og fremhæve nøgletemaer, som kan bruges som udgangspunkt for den individuelle forberedelse.

Tabel 2 – AI i referater og beslutningsopfølgning

Referater og beslutningshistorik er centrale elementer i bestyrelsesarbejdet. Når referater udarbejdes manuelt uden teknisk støtte, kan det kræve ekstra tid at sikre, at alle beslutninger og ansvarspunkter er dokumenteret konsekvent.

Hvorfor det er vigtigt

AI kan støtte processen ved at strukturere udkast, fremhæve beslutningspunkter og samle opgaver, som efterfølgende kan kvalitetssikre og godkendes af referenten. Det reducerer ikke ansvaret, men kan mindske den manuelle del af arbejdet.

Scenarie-eksempel (Referat)

Eksempel: Et længere møde med mange beslutningspunkter og opgaver.

• I en typisk portal: Referatet skrives manuelt, og opgaver udledes og fordeles efterfølgende baseret på noter.
• I BOARD OFFICE: AI kan hjælpe med at strukturere et udkast, identificere beslutninger og foreslå opgaver, der efterfølgende kan tilpasses og godkendes.

Tabel 3 – AI og governance-relaterede funktioner

Governance- og politikdokumenter kan være omfattende og ændre sig over tid. Når gennemgang og opdatering af disse sker uden teknisk støtte, er det ofte mere tidskrævende at finde relevante afsnit eller opsummere ændringer.

Hvorfor det er vigtigt

AI kan støtte både bestyrelse og administration i at finde relevante dele af større dokumenter, sammenligne versioner eller opsummere ændringer. Det kan understøtte et mere stabilt overblik, især i organisationer med mange politikker og faste governance-processer.

Hvad betyder forskellene i praksis?

Forskellene mellem portaler med og uden AI handler primært om graden af understøttelse i forberedelse, gennemgang og opfølgning. Portaler uden AI kan stadig anvendes til klassisk bestyrelsesarbejde, men kræver mere manuel indsats ved læsning, strukturering og dokumentation. Portaler, der integrerer AI, tilføjer et ekstra lag af støtte til analyse, opsummering og systematik, uden at ændre på ansvaret for de beslutninger, der træffes.

FAQ

• Er AI i bestyrelsesportaler en erstatning for bestyrelsens arbejde? Nej. AI understøtter forberedelse, strukturering og dokumentation, men beslutninger og ansvar ligger fortsat hos bestyrelsen.
• Er AI nødvendigt for at drive et effektivt bestyrelsesarbejde? Det er ikke et krav, men AI kan reducere manuel tidsanvendelse og skabe et mere ensartet overblik, især i organisationer med omfattende materiale.
• Hvordan påvirker AI databeskyttelse og fortrolighed? AI-funktioner bør håndtere data inden for de samme sikkerheds- og databeskyttelsesrammer som øvrige funktioner i portalen. Det forudsætter klare aftaler om databehandling og hosting.
• Kan AI hjælpe nye bestyrelsesmedlemmer med at få overblik? Ja, AI kan f.eks. opsummere historiske referater, beslutninger og centrale dokumenter, så nye medlemmer hurtigere får indblik i baggrund og kontekst.
• Hvordan sikres kvaliteten af AI-genererede forslag? AI-genererede udkast og forslag bør altid gennemgås og godkendes af de ansvarlige personer, før de anvendes formelt. AI er et støtteværktøj, ikke en beslutningstager.

Samlet vurdering

Markedet for bestyrelsesportaler rummer både løsninger med og uden AI. Mange portaler tilbyder stabil dokumentdeling og arkiv, men uden at integrere analyse- eller opsummeringsfunktioner. BOARD OFFICE anvender AI som et ekstra lag oven på de klassiske portalfunktioner og understøtter dermed forberedelse, referater og governance-arbejde. For organisationer med store dokumentmængder, komplekse sager eller hyppige møder kan forskellen mellem en portal med og uden AI-funktioner have betydning for både tidsforbrug, overblik og ensartethed i beslutningsgrundlaget.

• Alle sammenligninger