Datarum til deling af dokumentation og gennemføre Q&A-processer
Datarum til fortrolige transaktioner
Et sikkert sted til dokumentation, spørgsmål og adgang.
Fra den første upload, til den nye bestyrelse tager over.
Sikker deling og dokumenteret proces:
Data Room
Ét datarum, sammensat til jeres transaktion
Del dokumentation sikkert, styr Q&A-processen og bevar fuld sporbarhed fra første dokument til afsluttet handel. I vælger selv brugere, datamængde, underskrifter og AI-analyse, så datarummet passer til netop jeres sag.
Begge sider af bordet
Kontrol for jer, der deler. Overblik for dem, der gennemgår.
Sælger, ledelse og rådgivere
I bestemmer, hvem der ser hvad
Fortroligt materiale når kun de rette, og logfilerne dokumenterer forløbet. Det understøtter også KYC og andre dokumentationskrav.
Købere, investorer og deres rådgivere
Alt materiale ét sted
Dokumenter, spørgsmål og svar ligger samlet og kan tilgås fra pc, tablet og mobil, uden omfattende oplæring.
Til fortrolige processer
Bygget til de øjeblikke, hvor alt skal kunne dokumenteres
Sådan forløber det
Fra første dokument til afsluttet handel
En transaktion går gennem fire faser. Datarummet følger med i dem alle, så materiale, spørgsmål og historik hænger sammen fra start til slut.
Fase 01
Forberedelse
I opretter mappestrukturen, uploader dokumentationen og giver de rette personer adgang, selv eller med hjælp fra os.
Mappestruktur
Roller og adgang
Fase 02
Gennemgang
Købere og rådgivere noterer direkte i dokumenterne, og BOARD Assistant giver overblik over store mængder materiale.
PDF-annoteringer
BOARD Assistant
Fase 03
Spørgsmål og svar
Spørgsmål og svar samles tæt på dokumenterne, så intet går tabt i mailtråde, og hele dialogen kan følges.
Struktureret Q&A
Automatiske logfiler
Fase 04
Afslutning
Aftaler underskrives retsgyldigt i datarummet, og dokumenter og historik kan overføres til en bestyrelsesportal.
Digital underskrift
Overførsel til portal
Standardmappestruktur
Klar struktur fra første upload
Vælger I mappestrukturen til, opretter vi en standardstruktur til M&A og due diligence. Den følger arbejdsstrømmene i en due diligence, fra selskabsret og finans til HR, IT og ESG. Mappe 00 er forbeholdt selve processen.
16
hovedmapper
109
undermapper
3
niveauer
Klik på en mappe for at se undermapperne
00
Proces og transaktion
7 undermapper
Data room / 00 Proces og transaktion
Åben mappe
00.01Procesbrev og tidsplan
00.02Fortrolighedsaftaler (NDA)
00.03Informationsmemorandum
00.04Indikative og bindende bud
00.05Transaktionsdokumenter og udkast
00.06Q&A-log
00.07Kontaktliste og roller
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
01
Selskab og ejerforhold
9 undermapper
Data room / 01 Selskab og ejerforhold
Åben mappe
01.01Stiftelsesdokumenter og vedtægter
01.02Registreringer i CVR
01.03Koncernoversigt
01.04Ejerbog og aktionærfortegnelse
01.05Ejeraftaler
01.06Kapitalforhøjelser og -nedsættelser
01.07Warrants og optioner
01.08Generalforsamlingsprotokoller
01.09Reelle ejere
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
02
Ledelse og corporate governance
7 undermapper
Data room / 02 Ledelse og corporate governance
Åben mappe
02.01Bestyrelsesprotokoller
02.02Forretningsorden
02.03Direktionsinstruks
02.04Fuldmagter og tegningsregler
02.05Ledelsens kontrakter
02.06Politikker og interne retningslinjer
02.07Udvalg og komitéer
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
03
Økonomi og finans
11 undermapper
Data room / 03 Økonomi og finans
Åben mappe
03.01Årsrapporter og revision
03.01.01Årsrapporter
03.01.02Revisionsprotokollater og revisorerklæringer
03.02Perioderegnskaber og ledelsesrapportering
03.03Budgetter, prognoser og forretningsplan
03.04Omsætnings- og indtjeningsanalyser
03.05Arbejdskapital
03.06Bank, lån og kreditfaciliteter
03.07Leasingaftaler
03.08Sikkerhedsstillelser, garantier og kautioner
03.09Investeringer og anlægsbudgetter
03.10Eventualforpligtelser
03.11Offentlige tilskud og støtteordninger
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
04
Skat og moms
8 undermapper
Data room / 04 Skat og moms
Åben mappe
04.01Selvangivelser og skatteansættelser
04.02Sambeskatning
04.03Moms og afgifter
04.04Transfer pricing
04.05Skattemæssige underskud
04.06Korrespondance med Skattestyrelsen
04.07Udskudt skat
04.08Bindende svar
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
05
Kommercielle forhold og væsentlige kontrakter
8 undermapper
Data room / 05 Kommercielle forhold og væsentlige kontrakter
Åben mappe
05.01Kundekontrakter
05.02Leverandørkontrakter
05.03Distributions- og agentaftaler
05.04Samarbejds- og joint venture-aftaler
05.05Change of control-bestemmelser
05.06Rammeaftaler og udbud
05.07Standardvilkår
05.08Kunde- og leverandøranalyser
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
06
Medarbejdere og HR
10 undermapper
Data room / 06 Medarbejdere og HR
Åben mappe
06.01Medarbejderoversigt
06.02Ansættelseskontrakter
06.03Overenskomster
06.04Personalehåndbog
06.05Løn og bonusordninger
06.06Pension og forsikringer
06.07Medarbejderaktieordninger
06.08Fratrædelser og opsigelser
06.09Arbejdsmiljø og APV
06.10Arbejdsretlige tvister
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
07
IT, teknologi og cybersikkerhed
7 undermapper
Data room / 07 IT, teknologi og cybersikkerhed
Åben mappe
07.01Systemoversigt og IT-arkitektur
07.02Softwarelicenser
07.03IT-kontrakter og outsourcing
07.04IT-sikkerhedspolitik
07.05Sikkerhedshændelser og pentests
07.06Beredskabs- og backupplaner
07.07Udviklingsprojekter
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
08
GDPR og databeskyttelse
7 undermapper
Data room / 08 GDPR og databeskyttelse
Åben mappe
08.01Fortegnelse over behandlinger
08.02Databehandleraftaler
08.03Privatlivspolitikker
08.04Konsekvensanalyser (DPIA)
08.05Brud på persondatasikkerheden
08.06Overførsler til tredjelande
08.07Korrespondance med Datatilsynet
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
09
Immaterielle rettigheder
8 undermapper
Data room / 09 Immaterielle rettigheder
Åben mappe
09.01Varemærker
09.02Patenter
09.03Domænenavne
09.04Ophavsrettigheder
09.05Design- og brugsmodelrettigheder
09.06Licensaftaler
09.07Overdragelser af rettigheder
09.08Krænkelser og indsigelser
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
10
Ejendomme og materielle aktiver
5 undermapper
Data room / 10 Ejendomme og materielle aktiver
Åben mappe
10.01Ejede ejendomme
10.02Lejekontrakter
10.03Anlægskartotek
10.04Miljøforhold og jordforurening
10.05Servitutter og tinglysning
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
11
Forsikringer
3 undermapper
Data room / 11 Forsikringer
Åben mappe
11.01Forsikringsoversigt og policer
11.02Skadeshistorik
11.03Ledelsesansvarsforsikring
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
12
Compliance og regulatoriske forhold
8 undermapper
Data room / 12 Compliance og regulatoriske forhold
Åben mappe
12.01Tilladelser og godkendelser
12.02Myndighedskorrespondance
12.03Hvidvask og KYC
12.04Antikorruption
12.05Konkurrenceret
12.06Sanktioner og eksportkontrol
12.07Whistleblowerordning
12.08Interne kontroller
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
13
ESG og bæredygtighed
6 undermapper
Data room / 13 ESG og bæredygtighed
Åben mappe
13.01ESG-politik og strategi
13.02Klimaregnskab og CO2-udledning
13.03Bæredygtighedsrapportering
13.04Leverandørkrav og adfærdskodeks
13.05Sociale forhold og mangfoldighed
13.06Certificeringer
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
14
Tvister og risikoforhold
5 undermapper
Data room / 14 Tvister og risikoforhold
Åben mappe
14.01Verserende retssager
14.02Afsluttede sager
14.03Truende krav
14.04Garantier og reklamationer
14.05Myndighedsundersøgelser
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
99
Supplerende dokumenter
Øvrigt materiale
Data room / 99 Supplerende dokumenter
Åben mappe
99.01Supplerende materiale
99.02Eftersendte dokumenter
Faste numre fra 00 til 99 på alle mapper
Vælg, hvor meget hjælp I vil have
Standardmappestruktur
Vi opretter strukturen, så I kan uploade direkte på plads.
895 DKK
oprettelse ekskl. moms
Vælg standard →Online facilitering
En konsulent hjælper jer med opsætningen via skærmdeling.
Fra 995 DKK
pr. session ekskl. moms
Vælg →Onsite onboarding
Vi konfigurerer datarummet hos jer og træner medarbejderne.
1.495 DKK
pr. time + rejse ekskl. moms
Vælg →Søgning i datarummet
Find det, I leder efter
Global search
Find dokumentet
Søg på tværs af datarummet, og find et bestemt dokument uden at kende mappen.
Aktionæroverenskomst 2023.pdf
01 Selskab og ejerforhold
Leverandøraftale, logistik.pdf
05 Kommercielle forhold og væsentlige kontrakter
Kreditaftale 2024.pdf
03 Økonomi og finans
Lejekontrakt, hovedkontor.pdf
10 Ejendomme og materielle aktiver
Deep search
Find oplysningen
Søger inde i mapper og filer og finder den konkrete oplysning på få sekunder.
Aktionæroverenskomst 2023.pdf
… ved change of control har de øvrige aktionærer forkøbsret …
Leverandøraftale, logistik.pdf
… aftalen kan opsiges ved change of control med tre måneders varsel …
Kreditaftale 2024.pdf
… change of control udløser banken ret til førtidig indfrielse …
Due diligence-rapport, juridisk.pdf
… tre aftaler indeholder change of control-bestemmelser …
Byg jeres datarum
Ét datarum. I vælger, hvad der skal med.
I stedet for at vælge mellem faste licenser sammensætter I datarummet efter jeres transaktion. Grundprisen dækker 1 selskab og 5 brugere. Har I brug for datarummet i længere tid, forlænger I perioden mod en merpris. Resten vælger I til, når I køber.
Certificeringer
Sikkerhed, I kan dokumentere
Erklæringerne og certifikatet er udstedt af uafhængige parter, så I kan henvise til dem over for revisor og ejere.
GDPR-mærkning af dokumenter
Når handlen er lukket
Arbejdet fortsætter i bestyrelsesportalen
Dokumenter og historik fra datarummet kan overføres til en bestyrelsesportal i BOARD OFFICE. Så er hele grundlaget samlet, når arbejdet fortsætter.
BOARD Connect fra 295 DKK pr. måned ekskl. moms: support, administration, API-integrationer og konvertering til bestyrelsesportal.
Fra
Til
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et datarum, og hvordan adskiller det sig fra almindelige cloud-tjenester?
Et professionelt datarum er en sikker, online platform designet til at håndtere fortrolige dokumenter i forbindelse med komplekse forretningstransaktioner. I modsætning til almindelige cloud-tjenester tilbyder et datarum avanceret kryptering, granulerede adgangsniveauer og detaljerede logfiler, der sikrer fuld sporbarhed og fortrolighed.
Hvilke typer transaktioner kan datarummet bruges til?
Vores datarum er ideelt til alle former for forretningstransaktioner, der kræver sikker dokumentdeling. Det inkluderer blandt andet fusioner og opkøb (M&A), generationsskifte, virksomhedssalg, kapitalrejsning og børsintroduktioner.
Hvordan sikrer I, at vores fortrolige data er beskyttet?
Sikkerhed er vores højeste prioritet. Vores datarum er bygget på avanceret kryptering og har dansk dataopbevaring, hvilket sikrer, at alle jeres følsomme oplysninger forbliver i Danmark. Vi overholder de højeste standarder for GDPR-compliance og databeskyttelse.
Kan vi give forskellige adgangsniveauer til deltagere i datarummet?
Ja, det er en af vores kernefunktioner. I har fuld kontrol over adgangen til jeres dokumenter og kan tildele forskellige roller og adgangsniveauer til interne og eksterne deltagere. Det giver jer mulighed for at sikre, at hver person kun har adgang til de dokumenter, der er relevante for dem.
Hvilke unikke funktioner har jeres datarum?
Vores datarum er udstyret med AI-teknologi, der gør det nemt at analysere store mængder information. Den kan desuden automatisk oprette detaljerede logfiler over alle handlinger og har et professionelt design, der giver et godt overblik med PDF-annoteringer og GDPR-mærkning.
Hvad sker der med data, når en transaktion er afsluttet?
Efter en transaktion kan I vælge at overføre alle dokumenter og historik til en bestyrelsesportal, der er klar til brug for de nye ejere. Dette sikrer fuld dokumentation og giver en nem overgang til den daglige governance.
Hvor kan jeg tilgå datarummet, og er det brugervenligt?
Vores datarum er cloud-baseret og kan tilgås fra enhver enhed – PC, tablet eller mobil. Dets intuitive design og strømlinede processer gør det nemt at navigere i, så alle deltagere hurtigt kan komme i gang uden omfattende træning.
Hvordan håndterer I KYC- og dokumentationskrav?
Vores datarum gør det nemt at håndtere KYC-processer og andre dokumentationskrav, der er nødvendige for en transaktion. Systemet opretter detaljerede logfiler over alle hændelser, hvilket sikrer, at I har fuld dokumentation og sporbarhed.
Hvad koster en licens til et datarum?
Prisen på en licens til datarummet afhænger af jeres specifikke behov, herunder transaktionens omfang og antallet af brugere. Vi tilbyder skræddersyede løsninger, der passer til alle budgetter. Kontakt os for at få et uforpligtende tilbud.
Hvilken support tilbyder I?
Vi tilbyder adgang til support uanset tid og sted på både dansk og engelsk. Vores supportteam står klar til at hjælpe jer med alle spørgsmål, I måtte have, så I kan gennemføre jeres transaktioner gnidningsfrit.